はじめに　-バックオフィス業務における様々な課題-

企業経営にとって不可欠のバックオフィス業務は、財務・経理、人事・労務、総務、法務など広範囲にわたっており、各事業の運営効率を高めるとともに、情報の正確性と一貫性を確保する役割を担っています。

そんなバックオフィス業務には、さまざまな課題が存在しています。例えば「複数のワークフローシステムが同時に存在している」、「システム間連携ができておらず二重入力が発生している」、「カスタマイズによる保守コストが肥大化している」といった声が、多くの企業から聞かれます。
本コラムでは、バックオフィス業務に関する課題と、それらを解決するためのBiz∫の機能をご紹介します。

課題①　ワークフローシステムを最大活用できていない

バックオフィス業務において複数のシステムを導入している場合、それぞれに個別最適化されたワークフロー機能が実装されていることがあります。このため、「使い切れていないシステムがある」、「データ入力や確認が何度も必要」といった悩みを抱えている企業は少なくありません。

「顧客に見積りを提出する前に販売システムのワークフローから申請し、売上が確定した時点で会計システムに転記する」、「会計伝票には販売システムから取り出した決裁の証跡を添付する」、「会計システムからは承認中の販売データを確認することができず、販売システムを別途開いて確認する」といったように、複数のシステム間を何度も行き来しているケースが見られます。

上記のような課題をBiz∫が解決します。
Biz∫はバックオフィス業務と申請・承認業務を同一システムで実現しているため、シームレスな連携が可能です。
例えば、Biz∫販売で見積登録をすると自動的にワークフローが起票され、承認者のもとに通知が行きます。また、登録した見積伝票が受注出荷売上と進むと、Biz∫会計に債権情報などが自動で連携されます。
これにより、販売システムと会計システムの両方で行っていた起票を一本化できるほか、申請者は自身が申請した見積伝票の承認状況をBiz∫上からリアルタイムで確認することが可能です。

【ワークフローに関するお客様の声】

「業務効率化という点でも徐々に効果が出始めています。
ワークフローと会計システムが連携したことで、稟議の起案や確認に要する時間が確実に減っています」（製造・販売業　A社様）

「各種帳票を紙に出力し、関係者の押印を経て承認手続きを進めるといった非効率な業務が解消され、
決裁済みの帳票をファイルに綴じて保管する手間も削減されました」（エネルギー業 B社様）

「企業が求める多様なニーズを網羅できるワークフロー機能を有するintra-martを基盤としているBiz ∫ならではの成果といえます。
出張先でも承認作業が行えるようになり、突発的な出張で承認が遅れて業務が停滞するといったリスクも軽減されました」（建設業 C社様）

課題②　グループ間の情報連携が煩雑である

複数のグループ会社と連携して業務を遂行している企業は、多くのルーティンワークや重複作業に頭を悩ませているのではないでしょうか。
特にグループ会社の規模が大きくなればなるほど全体を把握することが難しく、グループ間の情報連携が取れなくなり、業務が煩雑になってしまいがちです。

例えば、「取引先が社名を変更した際に、グループ会社ごとのマスタを更新する」、「グループ会社間で取引を行う際に会社ごとに伝票を起票する一方、連結決算時にグループ間取引を消し込むために各社との取引金額を個別に取りまとめる」、「連結決算の際に、子会社から決算結果を集めて一つずつシステムに取り込んでいく」といった作業が発生しています。

Biz∫であれば、グループ経営に適したデータベースによって、これらのルーティンワークや重複作業を大幅に削減することができます。

■統一マスタ配信
1社のマスタを更新するだけで、グループ全体のマスタを修正することができるため取引先の社名が変更になったときなど、全てのマスタをメンテナンスする必要がなく、作業コストの削減や、作業ミス・不整合の防止が可能になります。

■グループ連結データベース
グループ連結データベースを用いて対となる伝票の自動連携や称号が可能となり登録や整合性確認の手間を省くことが可能です。

また決算時には、集計時に各社でエクセル転記等の作業を行う必要がなく、グループ連結データベースによる自動連携で一元管理を行うことができ、グループ会社の状況を逐次確認することが可能です。また、会社ごとに細かく設定が行えるため内部統制の向上にも寄与します。

【グループ間情報連携に関するお客様の声】

「経理システムの共通化によって、連結する子会社が何をしているかを確認したいという目的を持っていました。
これに応え、本社部門が会計システムを通してグループ会社の状況を見られるようになった点は大きいです」（サービス業 D社様）

「グループ各社でばらばらのマスタデータや、レンタルシステムと販売管理システムの顧客コードの不整合など、情報連携のための管理に手間がかかっており、各種分析を行ううえでも限界がありました。マスタの統一化や帳票類の電子化により、今後は業務の効率化が期待できます」（レンタル業 E社様）

「Biz∫の導入により、月次決算時にグループ各社の売上見込をより早い段階で把握できるようになり、経営判断の迅速化に大いに役立っています。また月次決算作業時の業務集中化が抑えられたことで、経理担当者の負荷が削減できました」（運送業 F社様）

課題③　システム運用の負荷が増大

バックオフィス業務を効率化するために導入したはずのシステムが、保守コストの増大を招くこともあります。
なぜ多くの企業が、システム化に失敗してしまうのでしょうか。そこには大きく３つの原因があります。

■サイロ化

部分最適のシステムを次々に導入して乱立した結果、システム間の連携が取れなくなり、全体を最適化することができません。

■ブラックボックス化

属人化したシステム運用を続けた結果、担当者がいなくなると、システムの内部構造をだれも知らないという状況に陥ってしまいます。必然的に今後の業務改善も困難となります。

■スパゲッティ化

システムの機能拡張や改修を繰り返していくうちに、インターフェースが複雑に絡み合ってしまい、アップデートが困難になります。

これらの課題に対してBiz∫は、豊富な標準機能や業界別ソリューションを活用することでアドオンやカスタマイズを削減し、保守コスト増大の原因となるサイロ化、ブラックボックス化、スパゲッティ化を防止します。

お客様独自の機能追加に対応できるよう、パッケージ標準には手を加えずにアドオンができる仕組みをご用意しております。これにより、スパゲティ化の防止が期待できます。

また、業界・業種に合わせて導入が可能な業界別ソリューションを活用することにより、業界特有の要件に対してもアドオンやカスタマイズを削減し、開発コストや保守にかかる費用を抑えることが可能です。Biz∫業界別ソリューションについては、別記事でもご紹介しておりますので是非ご覧ください。
＞業界独自の商習慣にマッチしたERP業界別ソリューションで得られるメリットは？ | ERP（統合基幹業務システム）Biz∫

【拡張ポイント・業界ソリューションに関するお客様の声】

「長年にわたる機能拡張や改修の繰り返しにより、システムはスパゲティ状態に陥っており、処理の流れや構造を把握しづらく、新たな改修が困難となっていました。IT業界特有のプロジェクト単位での収支管理を実現する『ITテンプレート』と販売管理システムの両方を取り揃えており、アドオン開発することなく自社業務にスムーズに適用できたのがBiz∫でした」（情報・通信業 G社様）

「自社開発した経理サポートシステムの運用保守のノウハウ・スキルが属人化していましたが、ノンカスタマイズでBiz∫を導入したことで保守性が高いシステムが完成し、属人化運用が解消しました」（製造業 H社様）

「操作性や視認性、日本独自の商慣習への適応力、アドオン・カスタマイズの自由度、さらにはコストパフォーマンスや提案内容の実現性といった点を総合的に評価し、Biz∫の導入を決めました」（運送業 I社様）

まとめ

Biz∫は、「はやく」導入し、「ながく」ご利用いただき、「確実に」効果を上げることが可能な、基幹システムと情報系システムを両立したERPです。豊富な標準機能に加えて、パッケージでありながら自社業務にあった仕組みを「作れる」ことが、他のERPにない独自の強みとなっています。こうした特長により、バックオフィス業務に関するさまざまな課題を解決することが可能です。

なお、バックオフィス業務の課題解決に資するBiz∫の機能の詳細については、アーカイブ動画で詳しくご説明しています。ご興味を持たれた方は、お気軽にお申込み・お問合せください。(お申し込みはこちら※アーカイブ動画申込フォーム)