澤田様

2つの会社が合併し2012年10月に事業を開始したのですが、基幹業務システムについては、各社のシステムがそのまま使われており、2014年4月までにJBとしての新システムを構築することが経営上の最重要課題でした。パソコンの導入から、インフラ、基幹業務システムまでの一切を1年半弱という期間でゼロから用意する必要がありました。

岡西様

2014年4月からの稼働が絶対条件だったため、新基幹業務システム構築にあたっては、期間、及びコストが重要ポイントでした。 そのため、「業務を出来る限りパッケージの標準機能に合わせる」という方針で検討をスタートしました。

青木様

従来の人事系システムは、使い勝手に慣れていたということもあり機能的には特段問題を感じていませんでした。従って、従来製品を導入することも1つの選択肢でしたが、実際の運用の中で、機能を使いこなすためには専門知識やそれなりのコストが必要ということもわかってきたため、従来製品にこだわらずJBが求める条件に最も適したものを選択したいと考えておりました。

岡西様

今回の導入対象は人事だけでなく、会計、販売、生産管理、インフラにわたる全領域での一括導入であり、ベンダーをコンペ方式で選定しました。具体的には、複数社に対し、全領域での提案を依頼し比較検討した結果、JSOL社の案が採用となりました。

JSOL社の提案は、期間面、コスト面をクリアしており、懸案となっていた他システムとの連携に関しても実現性が高く、特に運用負荷軽減を考慮された内容であったこと、そしてSIerとしての実績が豊富であり、安心して任せることができると判断しました。 JSOLから提案された人事系システムが「Biz∫ePro_St@ff人事給与」だったのです。

青木様

これまでの人事系システムは、会社や事業所によって利用システムが異なっていたこと、また、人事・給与業務と就業業務とで、異なる2つのメーカの製品を使っており、システム統合を図りたいと考えていました。JSOLから提案されたソリューションは、人事・給与・就業の人事領域業務がカバーされており、稼働実績も豊富なことも要件にあっていました。

青木様

新人事システムは、「Biz∫ePro_St@ff人事給与」と「ePro_St@ff就労」を導入し、人事管理、給与管理、勤務管理を行っております。

澤田様

「期間の厳守」、「コスト削減」という命題をクリアするため、アドオン開発は最小限に抑えています。アドオン開発の内容は、「Biz∫ePro_St@ff人事給与」の標準機能でカバーしていない退職金ポイント計算機能、退職金の仕訳機能や汎用的なワークフローです。また、基幹会計システムに対する仕訳の連動機能、基本給や賞与額の計算機能、勤怠システムとの連動機能など、自社業務のやり方を踏襲したい機能に絞って実施しました。

岡西様

「JBとしての新しいシステムを皆で作り上げる」という意識が職員全体に浸透し、組織一丸となって機能的なプロジェクト体制で進められたことだと考えます。 経営トップ層の旗振りの元、副理事長がオーナー、常務理事兼総務部長がプロジェクトマネージャーとして就任しました。傘下に会計や人事などの業務毎にワークショップを編成し、ワークショップの責任者には現場のリーダークラスを置き、私たちシステム課が事務局となって進めました。 アドオンを極力しないという方針を最後まで貫くことができたのは、各ワークショップリーダーの手腕によるところだと思います。

岡西様

プロジェクト開始当初、職員の方々にこのプロジェクトの意義を理解してもらい、組織としての足並みを揃えるまでは多少苦労しましたが、それ以降はトラブルもほとんどなく、実にスムーズに進みました。

青木様

人事においては、2つの会社の人事制度が併存しており、システムだけでなく制度もゼロから作りあげる必要がありました。 例えば、それまでは京都工場と千歳工場では勤務形態が異なっていたのですが、新しいシステム導入に合わせ勤務シフトを変更するなど、職員にとっては戸惑いもあったかと思います。「今回導入するシステムは”JBのスタート地点”なので、みなさんで一緒につくりあげていきたい」という想いを伝えました。

澤田様

導入前に半年かけて操作研修を行うために各事業所を巡回しましたが、新生JBとして新システムを導入することに関して、職員から理解を得ることができ、大きな混乱もなく乗り越えることができました。

青木様

4月の稼働開始以来、これまでにトラブルなどもなく安定稼働しています。勤怠の登録が正しく行える、給与が期日通りに支払いされている、移動手当が漏れなく付加されていることなど日常的な人事システムとして問題なく利用できており、今のところパッケージ機能としての標準機能で十分に対応できています。

澤田様

稼働開始期には、問い合わせが一時的に増えましたが想定の範囲内でしたし、徐々に減り現在では落ち着いています。

岡西様

画面のインターフェースなど使い勝手も良く、ユーザー側の不満や改修要望もほとんどなく、大きな問題は挙がっておりません。

岡西様

コスト面での効果を正確に把握するためは検証の時間を要しますが、前のシステムと比べ、明らかに下がっている部分はあります。1円でも安く抑えるという目標の元、アドオン開発を極力減らしたため、計画時のイニシャルコストの8割に抑えることができ、運用費も連動して低減することができました。

青木様

新システムでは、これまで紙ベースで行っていた人事関連の申請書作成を一部ペーパーレス化し電子申請対応することで、省力化につながっています。

青木様

人事としてやるべきことを、段階を踏んで着実に行っていきます。 まずは、新システムで人事業務の1年間のサイクルを回すことです。これから12月に向けて、年末調整や賞与の支給、来年には新入社員の受け入れ準備も始まります。

次に、ユーザー目線に立った使い勝手の改善です。例えば、職員がより使いやすいワークフローに変えたり、申請の流れや必要な添付書類を用意したりするなど、画面を見てすぐに分かるようなユーザビリティにしていきたいです。フロントでの入力をシンプルにすることで、入力の間違いをなくし、業務の負荷削減につながります。

さらに、給与計算の仕方やレポートの項目など人事課としての要望を集約し、開発側にフィードバックしていきたいと思います。将来的には、職員のキャリア履歴やスキルデータなど効率的な人材登用に役立つ情報を活用できるような仕組みづくりも検討したいですね。

岡西様

人事系に関しては、当初計画での作業はすべて完了しました。運用面での当面の大きなイベントは9月末の決算です。今後、新システム導入による要望の集約や効果検証を行っていきます。

岡西様

スコープを決めたら揺るがないことが成功に導くための秘訣ではないでしょうか。 また、ベンダー選定はプロジェクト成否のカギを握る重要なポイントだと考えますので、十分に比較検討して決められると良いと思いますよ。

青木様

今回は、システムだけでなく、新たな人事制度の導入を同時並行で進めたことで、私自身経験がない中で不安を感じたこともありましたが、皆の協力のお蔭で無事に稼働することができました。今後はより完成度の高い人事システムを構築していきたいです。

今回のような大規模一括導入の経験は初めてでしたが、大変勉強になりました。数年後のリプレース時は、今回のプロジェクトの経験を活かし、社内業務のさらなる効率化に努めていきたいと考えています。

システムは「使い倒してナンボ」だと思っています。毎日きちんと動くこと、長く使えるものでないと意味がありません。導入して満足するのではなく、新生JBのシステムとしての絶え間ない機能充実を図っていきます。