私の中で最も大きかったのは、国産のERPであるということでした。さらに、売上1兆円を超えるような大手企業や放送局への導入実績を多数持つということから、Biz∫については、提案を受けたときから信頼できると思っていました。

「放送局特有の複雑なニーズ」にも対応できそうなところに期待がありました。番組の制作現場からは、撮影に必要な小物や、現地で購入する弁当のような少額の領収書が大量に提出されます。領収書だけでも１日あたり2000件に達するほどでした。また、さらに経費承認ルートが複雑で、番組ごとに異なっていました。

会計システムは導入後10年、場合によっては15年以上と長く活用する可能性があることを考えると、その間にグループ会社の再編や買収等による事業拡大、ユーザーの増加などにも柔軟に対応できるものにする必要がありました。特に、ライセンスにまつわるリスクは可能な限り回避したかったので、できればサーバーライセンスのソリューションにしたいと考えていました。

2018年にRFPを作って、可能な限り多くのSIerに声を掛けました。その中で「RFPに記載されたご要望にすべてに対応できます」という提案をしてくださったのが、NTTデータ・ビズインテグラルと、そのパートナーであるJSOLでした。

いただいた提案は、電子承認に用いるワークフロー「intra-mart」、intra-martを基盤として使う「Biz∫会計」「Biz∫販売」、「JSOL経費精算テンプレート」に、AI-OCR「領収書Robota」、BIツール「DaTaStudio@WEB」、クラウドのAmazon Web Services（AWS）を組み合わせたもので、RFPに明記していた「可能な限り自社独自の開発を行わない」という大方針にも合致していました。

少ないアドオンでも、以前の会計システムと同等のレベルを実現できたのはBiz∫にしてよかった点です。たくさんの番組を扱いますから、番組に付随する機能に用いるアドオンをBiz∫で利用できるのは役立ちました。

要件定義やプロトタイプを用いた試験など、事前の準備は入念に行いました。会計システムは、グループ全体で長く使っていくことを想定していましたので、いろいろな検証を行いました。

今回のプロジェクトは、経費精算を「紙」という「アナログ」から、ペーパーレスで処理する「デジタル」に移行しています。アナログは、ある程度あいまいなところがあっても柔軟に運用することでかなり融通が利きますが、デジタルではそれが許されないことから、まずはそれらを明確にしていく必要がありました。そこで、プロトタイプを作ってはそれをテストして修正していくというプロセスを繰り返しながらブラッシュアップしていきました。

社内の同僚からは、新システムになってから、「経費精算だけのために、会社にわざわざ戻る必要がなくなったのでありがたい」、「領収書の写真をスマホで撮るだけで自動的に伝票に必要な情報を入力してくれるので、使いやすい」というお褒めの言葉を多数いただきました。通常のシステム導入と比較すると、運用開始後間もないかなり早い時期からそういう喜びの声が聞こえるようになったのも、印象に残っています。

番組プロデューサーは経費精算だけでなく、担当している番組ごとの損益管理、予実管理を見ています。以前はライセンスの都合で限られた人しかアクセスできなかったのですが、今はBIツールを使って必要とする全員にアクセスできるようになりました。また、自分が担当していない他の番組の情報は見られないなどの、細かいアクセス権も設定しています。

今回は承認を得るフローもWeb化しました。紙の書類がなくなった今は、すべてシステム上で処理する形になっていますので、誰もが場所を選ばずに承認できるようになったというのは大きなメリットです。

またTBSグループ全体におけるガバナンスの強化も狙っていました。万が一どこかの会社で問題が生じた場合に、異なるERPシステムを利用していると、調査に時間を要する可能性があります。同じERPシステムに統一していれば、タイムリーに数字を確認し、問題点を洗い出すことができます。

働き方改革の面からも、紙がなくなったことで、経理も在宅で対応できるようになりました。

プロジェクトを進めている間に、当初は予定していなかったグループ企業の合併や買収などもありましたが、当初予定していたグループ主要17社を始めとして、新しく加わったグループ会社でもすでにBiz∫の運用を開始しています。まだ運用を開始して1年もたっていないので細かい調整やチューニングも残っていますが、大きな問題もなくここまで稼働しておりホッとしています。今後もより一層現場にとって使いやすい、安定したシステムへと発展させていきたいと思います。