中長期目標を実現させるための業務改革の一環として、既存システムを刷新し、新しい基幹業務システムを導入することに決定しました。これまでは、経理、購買、販売など各々の部門毎に業務システムを選定しており、電子申請など後から追加した機能を強引につなぎ合わせて運用している状況でした。パッケージシステムとスクラッチ型で構築したシステムが混在し、システムの一元管理には程遠いものでした。 長年にわたる機能拡張や改修の繰り返しにより、”スパゲティ状態” に陥っており、 処理の流れや構造を把握しづらく改修が困難となっていました。ユーザ部門においても入力作業の負荷が高く、使い勝手や操作性に不満を抱えながら利用しており見直しの必要性がありました。

既存システムでは、システムからデータを取り出し加工して経営層に提供するのに時間がかかっており、 経営データを最大限に活用できると言えない状況にありました。 事業環境の変化に容易に追随できていなかったことも大きな問題点でした。業務改革の目的は、無駄なコストを削減し、業務の生産性を向上させ利益を最大化し、強い企業体質を作ることにあります。いわゆるBPR（business process re-engineering）の手法を導入し、業務プロセスやルールをゼロベースで見直した上で効率的な業務体質を作り上げるために、新しいシステムが必要とされていました。このような背景から、トップダウンでシステムを一新することになったのです。

2012年2月に、経営層から新システム導入にあたって現行業務の実態と課題を調査するよう指令が下りました。2012年7月に中間報告を行い、 “システムに業務を合わせる” “カスタマイズを最小限に”という方針が決まりました

社内で調査チームを編成し製品情報を集め奔走する中、注力したのが 「他社がどのようなやり方をしているのか徹底的に調べること」でした。製品カタログだけでは自社の要件に本当に合っているのかなかなか理解しづらいですし、自社システムしか知らないと客観的な判断ができません。ですので他社状況、特に同業のIT業界での基幹業務システムの利用状況に関して、いろいろなツテをたどってインタビューを重ねました。スクラッチ開発の企業もあれば、パッケージを利用されている企業もあり、企業規模や事業モデルにも幅がありましたが、システムの一長一短や利用上での悩みなどを集約でき、多くのヒントを得ることができました。選定作業においてもこの経験が大変役に立ちました。本格的にプロジェクトを開始したのは2013年初めです。プロジェクト体制は、購買、業務、経理、情報システム部門など各業務部門とユーザ部門から選出されたメンバー10数名で進めました。

選定にあたっては、複数の評価項目を設けました。 最終的に5～6社に絞り込み、「導入実績」「業務適合性」「提案内容」「具体性」「実現性」「金額」などの項目で比較検討した中で、Biz∫に決めました。 Biz∫の評価ポイントは、いくつかあります。 まずは実績です。特に IT企業における実績を重視しました。 次に自社業務への適合性です。完全に自社の業務に合った製品を探すのは難しいことを理解した上で、なるべく自社の要件に近い製品を探しました。 IT業界特有のプロジェクト単位での収支管理を実現する「ITテンプレート」と販売管理システムの両方の品揃えがあったこと、そしてアドオン開発することなく自社業務に最も適していたのがBiz∫でした。 3つ目に提案の内容です。 ノンカスタマイズを実現するための運用も含めた具体的な提案をしていただきました。

なるべくカスタマイズせずに開発し、どうしても吸収できない場合は次フェーズでやっていこうという 「Quick-integral」のコンセプトが弊社に合っていました。実際の導入にあたっては外部向けの帳票類に手をいれたくらいで、他はほとんどノンカスタマイズで構築することができました。

最後は「人」ですね。本件を担当された プロジェクトマネージャは知識も豊富でご経験を積まれており、非常に信頼を置ける方でした。良い会社を選んだと思います。

今回導入したのが、「Biz∫販売」及び「ITテンプレート」です。

基幹業務システムの刷新は、弊社の50年近い歴史の中で初の試みでした。そのため社内に経験者がおらず、プロジェクトの進め方やフィット＆ギャップへの対応など初めてのことばかりで苦労しましたね。Biz∫システムの自社導入も初めてでしたので、Biz∫担当者に尋ねながら一歩一歩進めたという感じです。また、現場部門との調整も大変でした。現場としては長年行ってきたやり方へのこだわりがありますし、なるべく変えたくないという気持ちがあります。意見を聞きつつも、経営方針に合わないところはきちんと折り合いをつけ、理解を得て協力体制をつくることに心を配りました。経営層からは、”（システムに合わせるために）業務を変えても良い”と言うくらい揺るぎのない方針が社内に浸透していたので、導入までぶれることなくプロジェクトを遂行できました。実際の導入作業を通して “業界の標準を選べ”という経営方針に間違いがなかったと納得しました。

要望の吸い上げや問題点の洗い出しはこれからのテーマです。既に各部門から要望が上がっています。画面のデザインや使い勝手などは慣れの部分もあると思いますので、実際の運用期間を通じて、今後その辺の対応をどうするか判断していきたいと考えています。

Biz∫の導入により、業務部門の負荷削減効果やメンテナンス費用など会社全体でのコスト削減に大きく貢献することを確信しています。経営分析のための入力項目が増えたこともあり、現場部門では一時的に業務負荷が高くなるでしょうが、本格的な運用フェーズに入れば落ち着くと見込んでいます。経営データの活用面においても、見込み案件の管理や予実算管理はBiz∫で行います。データ連携もスムーズでこれまでの手作業の苦労が無くなり、便利になると確信しています。実際の削減コストについては、今後きちんと定量的に把握していきます。

長年使い続けてきたシステムがようやく一新され、制度変更や機能追加への対応に目途がつきました。また、スピーディな意思決定ができる環境がようやく整いましたので、今後は全社レベルでメリットを享受できるシステムを目指して次フェーズに向けて改善を図っていきます。業務改革の観点では、まずは経費精算など会社でのお金の流れを把握することが課題だと考えています。 ある同業他社では営業やSEは何も入力せず、業務部門がすべて入力作業を行っていました。営業サイドでの入力の手間を省き本来の業務に注力するかわり、業務部門が統制力をきかせており興味深かったですね。このように、従来のやり方に囚われず柔軟に考えていかなければと思っています。全社レベルでの業務の見直しにBiz∫を最大限活用していきたいです。

2014年3月にNTTデータ・ビズインテグラル社と正規パートナー契約を締結し、Biz∫の導入コンサルティングおよび構築支援サービスの提供を開始しました。本プロジェクトを通じてBiz∫に精通した技術者も育ってきましたし、この経験を活かし弊社のビジネス拡大につなげたいですね。特に「ITテンプレート」の導入ノウハウは、建設業界、広告業界、重工業などプロジェクト管理を必要とされる業界にも適用できますので、幅広くお客様にご提案していきたいと考えております。

弊社の長い歴史の中で、新システムを導入するのは初の試みであり、わからないことだらけで不安でしたが、トラブルもなく無事に切り替えられ、”スパゲティ状態”から脱却できました。この4月からは社内組織を再編し、機動力をアップさせた新体制で臨みます。ビジネス対象領域を拡大展開し、目標達成および中期経営計画の達成に向けて、これからもBiz∫を最大限活用していきたいです。